公司治理／职能分工做好内部控制
2021-8-10 台灣食品暨製藥機械工業同業公會2021-08-10 00:23经济日报陈清祥
首先分享一个舞弊案例。你是否曾经注意到，在2016年，媒体曾经大幅报导，标题为「美女会计盗2.3亿元公款，狂买800个名牌精品包包」的新闻。这是关于一家荷兰上市公司，它是全球最大自行车集团在台湾的分公司。原先公司设有会计及出纳两个职位，但是后来出纳离职，便改由会计兼出纳，一个人负责两项职务。
在报导中，这名女会计因为迷恋名牌精品包，自2013年起，四年内都做假帐，盗领公款高达2.3亿元，买了800多件的名牌包包及各式精品。直到后来，公司因为货款付不出来，查帐后才惊觉资产被掏空。
就此案而言，这家公司没有建立及落实有效的内部控制，正是严重违反了内部控制有关「管钱不管帐」的基本职能分工原则。但如果基于现实人力考量，在经营上还是需要让会计兼出纳的话，由于少了左右制约，因此主管就更要加强覆核及监督，以达成补偿性控制程序。
除了「管钱不管帐」是最耳熟能详的职能分工之外，职能分工还包括了：确定员工没有执行不当的职能。也就是说，不能让同一个人或同部门，自始自终全面处理某项交易。
简言而之，有关于交易的执行、记录、资产保管及帐务处理等责任，应该分派给不同的个人或部门，来达到彼此制衡及避免执行过程中，发生舞弊或错误的机会。
以采购交易为例，从订购、验收、货物的保管及会计记录，都应该由不同的人来负责。采购部门负责填写及发出采购单，仓库人员应负责货物的验收和保管、会计人员则应记录收到的货物；而在记录采购前，会计人员还需要确定采购是否经过授权，以及所订购的货物已经收到，实务上有依据验收单入帐。
「职能分工」是内部控制中非常重要的一环，多数公司也都会非常重视。然而，出现舞弊的案例往往来自于对内部控制重视不足，或是子公司、分公司及办事处等，时常因为人员配置较少，而造成职能分工不当。
虽然在人手充足时，职能分工往往做得比较完善，但在分公司、分支机构等组织中，还是常常面临人手不足，导致忽略掉了内部控制应有的职能分工，又或者当时空环境改变了，但内部控制制度没有跟着调整及因应。因此除了管钱不管帐外，这边我提出建议给你，至少要先掌握以下三点，来达到初步的「职能分工」。
第一点：管钱的人，不可同时保管印鉴章。
第二点：管货不管钱。
第三点：管货同时不可管帐。
总结而言，内部控制势必要靠组织、人员互相牵制、层层覆核等多种方式来确保达成目标。此外，也千万别以为一切只要做好职能分工就能万无一失、高枕无忧了。
因为在碰到集体收贿、共谋犯罪等行为时，还是可能会使内部控制制度自行破功，而这也是我们必须多加注意到的内部控制的先天限制。
（作者是中华公司治理协会理事长，摘自一刻鲸选主题课程：「高阶经理人必读，打造A+企业的内控心法10堂课」之财会总裁与你谈公司治理守则）
